Sieben Funktionen entscheiden darüber, ob eine Immobilienverwaltungssoftware Ihren Alltag erleichtert oder zusätzliche Arbeit schafft. Nicht die Anzahl der Module zählt, sondern ob die Software genau die Prozesse abdeckt, die in der Schweizer Bewirtschaftung täglich anfallen: Mietzinsanpassungen nach Referenzzinssatz, Nebenkostenabrechnungen, Stockwerkeigentum, Buchhaltung und Kommunikation mit Eigentümern und Mietenden.
Diese 7 Funktionen sollte eine Immobilienverwaltungssoftware in der Schweiz mitbringen:
- Automatisierte Mietzinsanpassungen
- Heiz- und Nebenkostenabrechnung
- Integrierte Buchhaltung
- Stockwerkeigentumsverwaltung
- Digitale Kreditoren- und Rechnungsverarbeitung
- Eigentümer- und Stockwerkeigentümer-Portal
- Ticketing für Mieteranliegen
Im Detail:
1. Mietzinsanpassungen: automatisiert statt Handarbeit
Mietzinsanpassungen gehören zu den heikelsten Prozessen der Bewirtschaftung. Ein Rechenfehler kostet Vertrauen – im schlimmsten Fall landet der Fall vor der Schlichtungsbehörde. Eine gute Software nimmt Ihnen die Berechnung ab und macht sie nachvollziehbar.
Darauf sollten Sie achten:
- Automatische Berechnung anhand von Referenzzinssatz und Landesindex (LIK)
- Simulationsmodus, mit dem sich Anpassungen vor der definitiven Ausführung prüfen lassen, ohne dass falsche Zahlungsaufforderungen entstehen
- Unterstützung für Staffelmietverträge mit nachvollziehbarer Mietzinsentwicklung
- Automatisch erstelltes Änderungsformular mit rechtskonformer Begründung
2. Heiz- und Nebenkostenabrechnung ohne Excel-Umwege
Die Nebenkostenabrechnung ist einer der aufwendigsten wiederkehrenden Prozesse im Jahr. Sie sollte weitgehend automatisch ablaufen, auch wenn mehrere Liegenschaften oder eine gemeinsame Heizzentrale im Spiel sind.
Darauf sollten Sie achten:
- Automatische Verteilung der Kosten nach hinterlegtem Schlüssel
- Verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung (VHKA) inklusive Import von Zählerdaten externer Ablesefirmen
- Taggenaue Berücksichtigung von Mieterwechseln während der Abrechnungsperiode
- Zweistufige Abrechnung über mehrere Liegenschaften hinweg, etwa bei gemeinsamer Heizzentrale oder Garage
3. Integrierte Buchhaltung statt Schnittstellen-Chaos
Liegenschaftsbuchhaltung und Finanzbuchhaltung gehören zusammen. Sind sie in zwei getrennten Systemen geführt, entstehen Doppelerfassungen und Fehlerquellen. In einer guten Lösung läuft beides in einem System zusammen.
Darauf sollten Sie achten:
- Liegenschafts- und Finanzbuchhaltung in einem System, nicht über separate Schnittstellen
- Automatische Buchungen direkt aus Abrechnungen und Sollstellungen
- Mandantenübergreifende Auswertungen auf Knopfdruck
- Standardbuchungen für wiederkehrende Vorgänge, die Zeit bei der monatlichen Erfassung sparen
4. Stockwerkeigentum: mehr als eine Nebenfunktion
Stockwerkeigentum bringt eigene Anforderungen mit: Wertquoten, Versammlungen, Beschlussfähigkeit. Wird das nur als Zusatz mitgeschleppt, zeigt sich das spätestens bei der Jahresversammlung.
Darauf sollten Sie achten:
- Saubere Verwaltung von Wertquoten und Miteigentumsanteilen
- Digitale STWEG-Abstimmungen inklusive automatischer Beschlussfähigkeitsprüfung und Stimmenauszählung
- Digitale Protokollierung der Versammlung ohne Excel-Listen
- Eigenständige Jahresabschlüsse pro Stockwerkeigentümergemeinschaft
5. Digitale Kreditoren- und Rechnungsverarbeitung
Papierrechnungen kosten Zeit, die niemand hat. Eine moderne Lösung übernimmt Erfassung, Kontierung und Freigabe weitgehend automatisch.
Darauf sollten Sie achten:
- Automatisches Auslesen der QR-Rechnungsdaten
- Mehrstufige, individuell definierbare Freigabeprozesse pro Liegenschaft
- Automatische Kontierungsvorschläge basierend auf vergangenen Buchungen
- Nahtloser Transfer freigegebener Rechnungen ins ERP, ohne manuelle Nacherfassung
6. Eigentümer- und Stockwerkeigentümer-Portal
Eigentümer und Stockwerkeigentümer fragen zunehmend nach direktem, digitalem Zugriff auf ihre Daten, statt auf den nächsten Telefonanruf zu warten. Ein Portal übernimmt diese Kommunikation automatisch.
Darauf sollten Sie achten:
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Bilanz, Erfolgsrechnung und Mieterspiegel
- Digitale Bereitstellung von Versammlungsunterlagen und Dokumenten
- Kontobewegungen und News mit Push-Benachrichtigung
- Optionaler Zugang für Revisorinnen und Revisoren auf die relevanten Finanzdaten
7. Ticketing für Mieteranliegen
Schadensmeldungen und Anfragen, die per Telefon oder E-Mail eingehen, verschwinden schnell in der Inbox. Ein strukturierter Prozess sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.
Darauf sollten Sie achten:
- Zentrale, digitale Erfassung von Mieteranliegen inklusive Fotos
- Automatische Zuweisung an die zuständige Person
- Nachvollziehbarer Verlauf vom Eingang bis zur Erledigung
- Direkte Beauftragung von Handwerkern oder Hauswarten per E-Mail
Fazit: Funktionsumfang ist nur die halbe Miete
Neben den sieben Funktionen lohnt sich ein Blick auf zwei weitere Punkte: den Preis und wie schnell sich Ihr Team im Alltag damit zurechtfindet. Beides lässt sich kaum aus einer Funktionsliste ablesen. Am zuverlässigsten zeigt das eine Demo.
ImmoTop2 und Rimo R5 decken alle sieben Funktionen ab, ergänzt durch das W&W Portal.