Die Herausforderung: Papierflut & Telefonstress
Bei 80 Mandaten sammeln sich unzählige Dokumente, Einladungen und Anfragen. Vor allem während der Steuerzeit häuften sich die Telefonate: Eigentümerinnen und Eigentümer suchten Kapitalausweise, Unterlagen oder Belege und die Verwaltung musste alles mehrfach nachreichen.
Sabine Stocker erinnert sich: «Vorher hatten wir ständig Telefone und Gstürm. Das hat unglaublich viel Zeit gefressen.»
Der Weg zur Lösung
2023 besuchte IMMO-11 eine Veranstaltung von W&W, bei der das STWEG-Portal vorgestellt wurde. Die Präsentation überzeugte sofort – nicht nur, weil das Portal praktische Funktionen bot, sondern auch, weil es ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft war.
«Wir wollen, dass es unsere Firma auch in zehn Jahren noch gibt. Digitalisierung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit», betont Sabine Stocker.
2024 führte IMMO-11 das Portal ein. Die Integration lief reibungslos, das Team half sich gegenseitig, vieles war selbsterklärend.
Die Lösung im Alltag
Heute nutzen die Mitarbeitenden das Portal täglich und sparen dabei viel Zeit und Nerven:
- Einladungen zur Versammlung werden mit wenigen Klicks erstellt und verschickt.
- News und Infos erreichen alle Eigentümer gleichzeitig, sauber dokumentiert.
- Dokumente sind jederzeit digital verfügbar – keine verlorenen Unterlagen mehr.
Auch die Eigentümerinnen und Eigentümer wurden Schritt für Schritt ans Portal herangeführt. Mit einem personalisierten Registrierungsbrief, einem eigenen Flyer und viel persönlicher Unterstützung am Telefon oder direkt im Gespräch.
Selbst ältere Nutzerinnen und Nutzer schätzen die Einfachheit: «Wir haben Leute über 80, die vom Portal begeistert sind. Es ist nicht die Generation, die entscheidet, sondern die Einstellung.»
Die Ergebnisse
Für das Team:
- Einheitliche Abläufe und mehr Transparenz
- Weniger interner Abstimmungsaufwand
- Stressfreie Versammlungsvorbereitungen
Für die Eigentümer:
- Jederzeit Zugriff auf Belege und Unterlagen
- Weniger Nachfragen, weniger Papier
- Ein klarer, moderner Auftritt der Verwaltung
Sabine Stocker bringt es auf den Punkt: «Heute ist es fast langweilig – keine Telefonflut mehr, sondern mehr Zeit fürs Wesentliche.»
Blick nach vorn – und ein Tipp für andere
Die Erfahrungen von IMMO-11 zeigen: Das STWEG-Portal ist nicht nur eine technologische Verbesserung, sondern eine echte Entlastung für Verwaltung und Eigentümer.
Sabine Stocker’s Tipp an andere Verwaltungen:
«Plant genug Zeit fürs Onboarding ein. Das ist Arbeit, aber es zahlt sich aus. Nachher profitiert man doppelt.»
Fazit
Mit dem STWEG-Portal von W&W hat IMMO-11 den Schritt in die digitale Zukunft gemacht: effizient, transparent und kundenfreundlich.
Ob sie das Portal weiterempfehlen würden?
«Ja klar, das würden wir jederzeit weiterempfehlen!»