Im Herbst entstehen die STWEG-Budgets fürs neue Jahr. Wer sie in ImmoTop2 oder Rimo R5 erstellt, kann sich viel Tipparbeit sparen. Wir zeigen je drei Handgriffe, mit denen Sie Vorjahreswerte übernehmen, das Budget richtig verteilen und es erst nach dem Beschluss der Versammlung definitiv machen.
ImmoTop2
1. Vorjahreswerte übernehmen statt neu erfassen
Das neue Budget unterscheidet sich meist nur in einzelnen Positionen vom Vorjahr. Jede Zahl neu einzutippen kostet trotzdem Zeit und öffnet Tippfehlern die Tür. Eröffnen Sie unter Buchhaltungen / Mandanten / Buchhaltungsperioden / Budgetperioden die neue Budgetperiode. Klicken Sie anschliessend auf «Details» und wählen Sie «Werte übernehmen». Damit sind die Budgetwerte der Vorperiode drin, und Sie passen nur noch an, was sich ändert. Möchten Sie doch lieber von vorn beginnen, löschen Sie die Werte mit «Leeren» wieder.
2. Das Häkchen, das die Vorjahreswerte zurückholt
An der Versammlung wollen die Eigentümer wissen, wie das neue Budget im Vergleich zum Vorjahr aussieht. Wer in ImmoTop2 eine Budgetliste mit Vorjahreswerten erstellt, erlebt dabei manchmal eine Überraschung: Die Spalte bleibt leer. Der Grund liegt in der Kostenverteilung, die die Kostenkonten saldiert. Die Lösung ist ein einziges Häkchen. Setzen Sie es in der Vorlage der Budgetliste (Auswertungen / Buchhaltungen / Budget) unter «Filter» bei «BK-/NK-Abrechnungsbuchungen ignorieren». Danach erscheinen die Vorjahreswerte. Speichern Sie die Vorlage ab, dann müssen Sie nächstes Jahr nicht mehr daran denken.
3. Erst verteilen, dann sperren
Die Budgetverteilung bildet die Budgetraten der einzelnen Eigentümer, in ImmoTop2 «Komponenten» genannt. Auf ihrer Grundlage entstehen die Einzahlungsscheine und die Sollstellung. Vor der Versammlung haben Sie dabei alle Freiheit: Sie können die Verteilung jederzeit verwerfen und neu vorbereiten, wenn sich am Budget etwas ändert. Mit «Vorschau» kontrollieren Sie das Ergebnis vorab in verschiedenen Auswertungen. Prüfen Sie unter «Auswertungen» bei den «Darstellungsoptionen» ausserdem, ob die Zahlungsperiode mit den Budgetraten übereinstimmt, die beim Mandanten hinterlegt sind.
Hat die Versammlung das Budget genehmigt, setzen Sie die Budgetperiode auf den Status «gesperrt». So kann niemand mehr versehentlich etwas an den Budgetwerten ändern.
Rimo R5
1. Budget kopieren und gleich anpassen
Unter Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Budget finden Sie das Register «Budget kopieren». Damit kopieren Sie ein oder mehrere Budgets in einem Durchgang ins neue Jahr. Spannend sind die Kopierarten. Sie übernehmen wahlweise das Vorjahresbudget oder die effektiven Vorjahreszahlen und passen sie gleich an: um einen Prozentsatz, um einen Frankenbetrag oder über einen Index an den aktuellen Kostenstand. Wer lieber jede Zeile selbst bestimmt, wählt die Kopierart für die individuelle Erfassung. Voraussetzung ist, dass das Geschäftsjahr in der Finanzbuchhaltung bereits eröffnet ist.
Ein kleiner Zusatz: In der Spalte «Anmerkungen» erfassen Sie zu jeder Budgetposition eine Bemerkung, die Sie bei Bedarf mitdrucken können. Das ist praktisch, wenn an der Versammlung die Frage kommt, warum eine Position gestiegen ist.
2. Das richtige Abrechnungsjahr wählen
Beim Verteilen öffnet sich eine Maske mit mehreren Einstellungen. Ein Feld verdient besondere Aufmerksamkeit: Ins Feld «Abrechnungsjahr» gehört immer das letzte abgerechnete Jahr und nicht das Budgetjahr. Nur so stimmt der Vorjahresvergleich.
Bei einer neuen Liegenschaft lohnt sich zudem ein Blick auf «Schlüssel aus Abrg.». Hier gibt es noch keine Verbrauchswerte aus dem Vorjahr. Verteilen Sie das Budget deshalb besser komplett nach einem einzigen Schlüssel, zum Beispiel nach Wertquote.
3. Beliebig oft verteilen, erst nach dem Beschluss abspeichern
Sie können das Budget mehrmals und nach verschiedenen Schlüsseln verteilen. Definitiv wird es erst mit «Budget abspeichern». Dann schreibt Rimo R5 die Budgeterwartung, also die Budgetbeiträge der einzelnen Eigentümer, inklusive Fälligkeiten. Wir empfehlen deshalb, das Budget erst abzuspeichern, wenn die Gemeinschaft es genehmigt hat. Beschliesst die Versammlung trotzdem nachträglich eine Änderung, bereiten Sie die Verteilung neu auf und ersetzen die bestehende Budgeterwartung mit «alle überschreiben».
Vom Handgriff zur Routine
Drei Handgriffe sind ein guter Anfang. Wer das STWEG-Budget in ImmoTop2 oder Rimo R5 künftig ganz sicher im Griff haben möchte, ist in unserem Kurs Stockwerkeigentum richtig. Dort gehen wir die Budgetierung Schritt für Schritt durch und auch alles, was danach folgt.
Und dann zu den Eigentümern
Ist das Budget erstellt, muss es noch vor der Versammlung zu den Eigentümern. Dort geht oft viel Zeit verloren. Bei einer Umfrage während unseres Webinars mit NextProperty im Mai nannte gut die Hälfte der Teilnehmenden die Vorbereitung der Versammlung als grössten Zeitfresser, noch vor den Telefonanfragen. Wie ein digitales Portal diese Vorbereitung vereinfacht, zeigt die Aufzeichnung.