Das revidierte Datenschutzgesetz (rev. DSG) tritt per 1. September 2023 in Kraft. Das Gesetz betrifft alle Kunden von W&W, denn mit jeder Bewirtschaftungssoftware werden Personendaten bearbeitet. Die Verantwortung der Datenbearbeitung liegt beim Softwareanwender. W&W unterstützt alle Kunden bei der Umsetzung des rev. DSG, indem sie Features in den aktuellen Softwareversionen bereitstellt.

Mit dem rev. DSG wird das geltende Datenschutzgesetz verschärft. Neu gibt es Strafbestimmungen, die bei Datenschutzverletzungen Bussen von bis zu 250’000 Franken vorsehen. Dabei kann die handelnde Person persönlich haftbar gemacht werden.

Das rev. DSG betrifft alle Kunden von W&W, denn es ist davon auszugehen, dass bei der Nutzung jeder Immobiliensoftware auch Personendaten verarbeitet werden. Die Verantwortung für die Bearbeitung von Personendaten liegt bei den einzelnen Anwendern der Bewirtschaftungssoftware. W&W unterstützt ihre Kunden dabei, das rev. DSG einzuhalten. Für die meisten Kunden dürfte die Bewirtschaftungssoftware nur ein Thema von vielen Themen bei der Umsetzung des rev. DSG sein.

Anspruch auf Auskunft, Datenübertragung und Löschung

Jede Person, deren personenbezogene Daten bearbeitet werden, hat das Recht auf Auskunft, Datenübertragung und Löschung. Das Recht auf Auskunft gilt nicht absolut, sondern mit Ausnahmen und unter bestimmten Voraussetzungen. Es ist nicht empfehlenswert, die Vollständigkeit einer Auskunft oder Löschung zu bestätigen. W&W unterstützt alle Kunden bei der Auskunft und Datenübertragung mit einem neuen Stammdaten-Auskunftsreport. Dieser Report ist bereits in der aktuellen Version von ImmoTop, ImmoTop2 und Rimo R5 enthalten und kann den auskunftsberechtigten Personen in einem gängigen Format wie Excel zur Verfügung gestellt werden.

Wie wird die Löschung von Personendaten gewährleistet?

Typischerweise werden Personen wie Mieter und Stockwerkeigentümer in einer Immobiliensoftware geführt. Diese Personendaten können erst gelöscht werden, wenn sie nicht mehr mit anderen Prozessen wie z.B. Heiz- und Nebenkostenabrechnungen verknüpft sind. In der Praxis können solche Daten erst nach einer Mandatsabgabe und nach Ablauf der nötigen Fristen gelöscht werden.

Als Alternative bietet sich eine Anonymisierung der Daten an. Eine vollständige Anonymisierung bedeutet, dass dauerhaft kein Personenbezug mehr möglich ist. W&W empfiehlt jedoch Personendaten zu löschen, da eine vollständige Anonymisierung kaum lückenlos umsetzbar ist.

Die aktuellen Softwareversionen von W&W bieten bereits umfangreiche Möglichkeiten zur Löschung von Daten. Diese Funktionalität wird weiter ausgebaut, damit alle Kunden bei Bedarf Personendaten in der Immobiliensoftware löschen können. Konkret werden wir eine Löschfunktion zur Verfügung stellen, die beendete Verhältnisse mitsamt der Mieter und zugeordneten Personen per Stichtag löscht und betroffene Debitorenkonti anonymisiert.

Personendaten müssen gelöscht werden, sobald sie für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke nicht mehr benötigt werden sowie keine anderen Gründe die Löschung verhindern. Solche Gründe sind insbesondere die Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder im überwiegenden eigenen Interesse wie beispielsweise mit Blick auf Verjährungsfristen. Die Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen müssen vom jeweiligen Anwender bestimmt werden.

Gesetzesänderung ist mit Mehraufwand verbunden

In Gesprächen mit Kunden stellen wir fest, dass dem Umsetzungszeitpunkt des rev. DSG mit einer abwartenden Gelassenheit begegnet wird. Grundsätzlich wird von unseren Kunden nicht mit einer Panikwelle oder einer hohen Anzahl von Auskunftsbegehren gerechnet.

Das rev. DSG ist für die Immobilienbewirtschaftung unattraktiv. Diese Gesetzesänderung ist nur mit Zusatzaufwänden aber kaum zusätzlichen Ertragsmöglichkeiten verbunden.

W&W wird daher die Entwicklung der Kundenbedürfnisse im Zusammenhang mit dem rev. DSG genau beobachten und hilfreiche Massnahmen umsetzen, um alle Kunden zu unterstützen.